Compliance laboral y el despido con justa causa. Por Juan Pablo Rovira Escalante y Vanesa Mahia

El Compliance Laboral tiene, en lo principal, una función preventiva y de gestión del riesgo en las compañías, en relación con eventuales incumplimientos normativos por parte de sus empleados, incluyendo entre ellos tanto la violación de la ley como de las políticas y compromisos de la compañía, ya sea actuando los mismos de forma personal e individual, con un perjuicio directo y concreto para la empresa, o actuando como representantes de la sociedad, en perjuicio del bien común o un tercero particular, más allá de la empresa empleadora.

En este trabajo nos ocuparemos de la actuación del Compliance Laboral como herramienta, ante el incumplimiento de obligaciones del empleado, en pos de lograr llevar adelante un despido con justa causa. Ello así, toda vez que se encuentra a cargo del empleador la prueba de la existencia de los requisitos de un despido con causa, para el caso que la causa del despido sea impugnada judicialmente por el empleado despedido. La Justicia Nacional del Trabajo, en consecuencia con los distintos principios que inspiran el Derecho del Trabajo, exige de quien invoca un despido con causa, la prueba contundente de cada uno de los requisitos de un despido con justa causa. Todo ello, porque el contrato de trabajo nace para morir por sus causas naturales, siendo la regla la continuidad de la relación laboral, y el despido con causa, la excepción. El cuál, sólo será legítimo, si hay un incumplimiento lo suficientemente grave de parte del trabajador que torne imposible la continuidad del vínculo laboral.


La Función del Compliance Laboral

Siendo que la causal invocada para extinguir el contrato debe tener presión suficiente de los fundamentos de responsabilidad del trabajador, los que no pueden ser cambiados una vez notificado el despido, y en ellos, donde deberán centrarse la prueba respectiva; la función del Compliance Laboral, esencialmente a través de un Código de Ética o Conducta, es esencial. A través del mismo se logrará una adecuada imputación de responsabilidad del empleado, objeto del despido con causa dispuesto, así como su posterior acreditación.

En este orden de ideas, en lo que respecta al Compliance Laboral, una empresa, debe contar con políticas adecuadas que contengan claras obligaciones a cargo de los empleados, así como precisas consecuencias, para el caso de inobservancias a las mismas, con diferentes niveles de sanciones, dependiendo de la gravedad del incumplimiento de la obligación que se trate.

La importancia del rol del Compliance Laboral se enmarca en la concepción de la necesidad de contar con herramientas que permitan velar por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del empleado, así como poder verificar la existencia de los hechos y circunstancias que pudieron haber rodeado un incumplimiento determinado, en pos de determinar la imposibilidad que continúe el contrato de trabajo, y la acreditación de ello a través de una investigación confidencial que garantice el derecho del investigado. Todo ello además, a fin de no sentar un precedente en contrario con el resto de los empleados. Asimismo, para que, en tal supuesto, exista un llamado de atención, y una acción aleccionadora para el resto de los empleados que los alerte de que el incumplimiento de sus obligaciones, dependiendo de la gravedad, podrá terminar con su relación laboral.


El Código de Ética o de Conducta, Herramienta del Compliance Laboral

El Código de Ética o de Conducta, como ya vimos, cumple una función esencial en lo que respecta al Compliance Laboral. Ello así, toda vez que permitirá que una Empresa pueda velar por el cumplimiento de las obligaciones a cargo de sus empleados, establecer las consecuencias frente a sus inobservancias, y el proceso de investigación para proceder con una sanción disciplinaria, o eventualmente un despido con causa; sirviendo para constituir la prueba respectiva. El mismo, deberá contener normas y políticas redactadas en idioma español o, a todo evento, en dos idiomas, el del empleado, y el de la casa matriz de la Empresa. Ello así, a los efectos de evitar que el empleado argumente no haber entendido su contenido. En dicho mismo orden de ideas, el Código de Conducta deberá contener pautas claras y concretas de obligaciones a cargo del empleado, mecanismos de acción por parte del empleador, consecuencias frente a posibles incumplimientos, individualizaciones de distintos grados de sanciones, así como pasos a seguir en la investigación de la autoría del incumplimiento detectado o de la denuncia recibida; todo lo cual constituirá luego prueba para la acreditación del del despido con causa, en caso de ser impugnado judicialmente. El Código en cuestión deberá ser notificado, y aceptado por los empleados, debiendo existir prueba de ello. En dicho orden de ideas, deberá estar firmado de puño y letra por el empleado a fin de acreditar su conocimiento y recepción. Asimismo, será aconsejable, idealmente, llevar adelante capacitaciones, dejando constancia documentada de las mismas, que expliquen el alcance y las consecuencias de las normas y políticas contenidos en el código en cuestión. Todo ello, a fin de lograr acreditar que el empleado era conocedor de dicho código.


Despido Con Causa. Procedimiento a seguir

Luego de recibida una denuncia o de haber tomado conocimiento sobre un incumplimiento a las normas del Código de Ética, el empleador deberá iniciar una investigación a fin de confirmar los hechos y recabar prueba, para eventualmente concluir con un despido con causa. En dicho sentido, será útil investigar los dispositivos electrónicos de uso laboral del empleado, al igual que su correo electrónico laboral, siempre que exista comunicación previa a los empleados, debiendo existir mención a ello en el Código de Ética, dejándose constancia que la privacidad de cualquier dispositivo electrónico de uso laboral por parte del empleado no está garantizada cuando se utilice herramientas de trabajo electrónicas. Se deberá solicitar la intervención de un escribano público para autenticar impresiones de correos electrónicos, documentos, y tomar declaraciones a otros empleados o individuos que puedan contar con información. El escribano deberá dar fe de la autenticidad del documento, de su autor y del software. En ciertos casos, será necesario suspender al empleado involucrado (“separación precaucional”), sin interrumpir el pago de su salario, mientras dure la investigación, así como su cuenta de correo electrónico, y cualquier acceso a otro dispositivo electrónico que constituya una herramienta de la Empresa. Asimismo, podría recurrirse a los denominados “avisos de retención de evidencia” advirtiendo a los custodios de los datos que una posible investigación estará en curso. En todos los casos que se recolecta evidencia debe cumplirse con los requisitos de la cadena de custodia desde que se recolecta hasta que dicha evidencia se presenta ante un juzgado o un ente regulador a fin de conservar intacto su valor probatorio. Finalmente cabe recordar que conforme la legislación laboral vigente (arts. 84, 85 y 86 de la LCT) el trabajador tiene el deber de diligencia y colaboración con el empresario y por tal motivo debe declarar sobre el trabajo que realiza en el marco de una investigación interna. Será de utilidad recurrir a interrogatorios de empleados o terceras partes para que sean ofrecidos como testigos, siendo necesario que los mismos procedan con su declaración en presencia de un escribano público. Ello así a fin de que los mismos puedan ser acompañados como prueba documental en un eventual litigio.


Conclusión

En la medida que se cumpla con los distintos pasos de acción y procedimientos del Código de Ética o de Conducta, se recolecte adecuada y contemporáneamente la prueba, y las investigaciones se realicen dentro del marco legal y sean justas, eficientes y proporcionales, todo ello, antes de aplicar el despido con causa, la Empresa contará con elementos y prueba suficiente para justificar el despido con causa, en el marco de un expediente judicial, en caso de que dicho despido sea impugnado judicialmente por el empleado. Como consecuencia de ello, la Empresa se verá beneficiada en su conjunto no sólo por la sanción en particular sino porque: (i) la detección del incumplimiento permitirá al área de Compliance revisar los riesgos residuales y establecer mecanismos para mitigarlos, de tal modo mejorando su programa de integridad. (ii) otorga mayor credibilidad a su programa de cumplimiento; (iii) reduce las consecuencias negativas desde el aspecto reputacional; (iv) reduce las contingencias legales; (v) contribuye a generar una cultura de trabajo basada en la ética y la integridad.


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